Privacy wet

Beste sporter,

Een nieuwe privacywet, geldig voor heel Europa, dat is wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ons brengt. De huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt te vervallen. Vanaf 25 mei 2018 moeten ook wij als sportschool aan de strengere eisen van de wet voldoen.

Wat gaat er allemaal veranderen?

Van iedereen die bij ons is ingeschreven als lid, hebben wij als sportschool persoonsgegevens verkregen bij inschrijving. Elke (administratieve) activiteit die door een organisatie, stichting of (sport)vereniging uitgevoerd wordt, zoals het verzamelen, wijzigen, opvragen, raadplegen, verstrekken, wissen of gebruiken van persoonsgegevens, wordt in de nieuwe AVG-wet gezien als het verwerken van persoonsgegevens.

Wat betekent dit voor jou?

Als sportschool voeren wij ook (administratieve) taken uit waarin wij je persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het innen van de contributie en het versturen van uitnodigingen voor bijvoorbeeld een judotoernooi of ander evenement.
Omdat jij betrokken bent bij de sportschool betekent het dat wij in dit geval als club verwerkingsverantwoordelijk zijn voor jouw persoonsgegevens.
Met ingang van de nieuwe privacywet wordt de positie van een ieder waarvan persoonsgegevens verwerkt worden versterkt. Jouw positie dus.
Wij als sportschool krijgen, net als alle andere organisaties, stichtingen en verenigingen die verwerkingsverantwoordelijk zijn, meer verplichtingen vanuit de wet waarbij de nadruk, meer dan nu, op onze verantwoordelijkheid ligt, om aan te tonen dat wij ons aan de wet houden.

Meer zeggenschap over je eigen persoonsgegevens

Jij als persoon krijgt meer zeggenschap over je persoonsgegevens. Vanuit de wet heeft een ieder waarvan persoonsgegevens verwerkt worden verschillende rechten. Het is natuurlijk mogelijk dat je je niet zo 1,2,3 op één of meerdere van de hieronder benoemde rechten beroept als betrokken persoon bij de sportvereniging.

 

Maar: let op! Deze rechten gelden voor jou als persoon in elke situatie wanneer een organisatie, stichting of vereniging persoonsgegevens van jou verwerkt en verwerkingsverantwoordelijk(e) is.

 

Een opsomming van jouw rechten

1) De wet geeft jou het recht op informatie over de gegevensverwerking. Wij als sportschool moeten jou informeren over wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en waarom. Wij zijn ervoor verantwoordelijk je bewust te maken van de mogelijke risico’s van de gegevensverwerking en de regels die er voor gelden. Verder moeten wij jou uitleggen hoe je persoonsgegevens beschermd worden en de manier waarop wij als verwerkingsverantwoordelijke de rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens uitoefenen.

2) De wet geeft jou het recht op inzage van je gegevens. Dit houdt in dat je het recht hebt om in te zien welke gegevens wij als sportschool van jou verzameld hebben.

3) De wet geeft jou het recht om aan ons als sportschool op te dragen dat je gegevens aangepast worden indien je vermoedt dat de gegevens niet volledig of niet juist zijn. Je kunt ook gegevens laten aanvullen door ons.

4) De wet geeft jou het recht op beperking van de verwerking. Dit betekent dat je de mogelijkheid hebt om de verwerking van je persoonsgegevens door ons als sportschool tijdelijk stil te laten zetten. Wij mogen dan alleen nog jouw gegevens verwerken als:

- je er toestemming voor geeft, of,

- het benodigd is voor onze vereniging, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering uit de wet, of,

- ter bescherming van de rechten van anderen, of,

- om zwaarwegende redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat.

5) De wet geeft jou het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Je hebt dus het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die wij van jouw hebben verwerkt. Het idee hierachter is dat je jouw gegevens mee kan nemen, bijvoorbeeld als je lid wordt bij een andere club, waardoor je minder gebonden bent aan ons als sportschool.
 

6) De wet geeft jou onder omstandigheden het recht om bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking van je gegevens. We zijn dan als vereniging verplicht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te staken.

Je mag daarom aan ons vragen of, en zo ja welke, persoonsgegevens wij van jullie verwerken. Wij zijn verplicht om gehoor te geven aan je verzoek en je de informatie te verstrekken.

Voor deze bovenstaande rechten hebben wij voor jou ons privacy-statement opgesteld. Oftewel, ons privacy-beleid. Deze kan je bij ons opvragen.

 

Wanneer kan ik bezwaar maken?

Je kunt vanwege persoonlijke omstandigheden bezwaar maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op de principes die gelden binnen de AVG-wet:

De noodzaak voor de uitoefening van de taken en het spel binnen onze vereniging ontbreekt of het gerechtvaardigd belang van ons als sportvereniging ontbreekt.

Voorbeeld Je komt erachter dat de sportschool de gegevens van je partner heeft geregistreerd, terwijl dit geheel niet noodzakelijk is voor het uitoefenen van de sport.

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Dit recht is absoluut en daar moeten wij als sportschool altijd gehoor aan geven.

Voorbeeld Je komt erachter dat de sportschool jouw e-mailadres door heeft gegeven aan een sportkledingketen om jou gericht te kunnen bereiken.

 

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek.

Wij als sportschool moeten hier aan gehoor geven tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

Voorbeeld Je komt erachter dat de sportschool jouw gegevens heeft doorgegeven voor een onderzoek naar sportprestaties binnen een bepaalde leeftijdscategorie.

Je gegevens laten verwijderen

De wet geeft jou onder bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens niet legitiem is, het recht om je gegevens te laten verwijderen. In bijzondere gevallen heb je het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit recht is met name bedoeld zodat mensen op het internet niet voor altijd onterecht geconfronteerd kunnen worden met hun verleden.

Voorbeeld Je ex-partner wordt vrijwilliger ledenadministratie bij de sportschool en jullie verstandhouding is niet goed. Je wenst dat je e-mailadres bij de club wordt verwijderd om contact zoveel mogelijk te vermijden. Een mede-clublid zal je op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen de club.

Je hebt vanuit de wet het recht om je gegevens door de organisatie of vereniging zo snel mogelijk te laten verwijderen als je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt; of als je de toestemming voor de verwerking van de gegevens intrekt; of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking of je vermoedt dat je persoonsgegevens ongeoorloofd zijn verwerkt.

 

Voorbeeld   Je hebt jouw lidmaatschap beëindigd, maar jouw gegevens zijn niet verwijderd. Je ontvangt namelijk nog steeds de nieuwsbrief van de club.

 

Een datalek melden

Onze club loopt, net als elke andere, het risico op een datalek. Als er bijv. een mailtje naar de leden wordt gestuurd waarbij niet iedereen in de BCC staat, is er al sprake van een datalek. Ook is er sprake van een datalek als een USB-stick met jullie persoonsgegevens kwijt is geraakt. Als sportschool zijn wij in zo’n geval verplicht om de Autoriteit Persoonsgegevens te informeren. Er is ook sprake van een datalek, wanneer een foto van jou op de website wordt geplaatst, maar je hier geen toestemming voor hebt gegeven. Wanneer dit gebeurd kun je dit melden zodat wij gepaste maatregelen kunnen treffen.